Lọc Sắp Xếp Và Trích Rút Dữ Liệu

Lọc Sắp Xếp Và Trích Rút Dữ Liệu

Bộ lọc FILTER trong Excel giúp người dùng lọc dữ liệu theo một hoặc nhiều điều kiện đưa ra và ẩn đi những hàng không đáp ứng điều kiện đó. Chức năng lọc trong Excel gồm có lọc dữ liệu mặc định (Auto Filter) và lọc dữ liệu nâng cao (Advanced Filter).

1 – Sử dụng bộ lọc FILTER

Để tạo bộ lọc FILTER trong Excel, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nhập dữ liệu vào bảng Excel.

Bước 2: Chọn vùng dữ liệu cần lọc bằng cách bôi đen tất cả vùng dữ liệu của bảng hoặc chọn hàng tiêu đề (hàng đầu tiên) của bảng.

Tại thẻ Home, chọn Sort & Filter > Filter. Hoặc tại tab Data, chọn Filter.

2- Cách sử dụng bộ lọc Filter mặc định (Auto Filter) để lọc dữ liệu:

Bước 1: Nhấn vào dấu mũi tên bên cạnh mục cần lọc.

Bước 2: Tick chọn các tiêu chí lọc. Chẳng hạn trong ví dụ sau, để hiển thị những người có giới tính nam, chúng ta cần tick chọn vào ô “Nam”.

Bước 3: Nhấn OK để tiến hành lọc. Khi đó, những hàng thỏa mãn điều kiện lọc sẽ được hiển thị, những hàng còn lại sẽ tạm thời bị ẩn đi.

3 – Cách sử dụng bộ lọc Filter nâng cao (Advanced Filter) để lọc dữ liệu:

Bước 1: Tạo bảng tiêu chí lọc. 

Lưu ý: Tiêu đề của tiêu chí lọc cần trùng khớp với tiêu đề của bảng dữ liệu.

Bước 2: Tại mục Data > Sort & Filter, chọn Advanced.

Bước 3: Chọn thông số lọc như sau:

• Action: Chọn vị trí xuất kết quả lọc; [Filter the list, in-place] nghĩa là kết quả sẽ trả về ở vị trí bảng dữ liệu tương ứng; [Copy to another location] nghĩa là kết quả sẽ được xuất ở vị trí khác trong bảng tính.
• List range: Vùng dữ liệu cần lọc.
• Criteria range: Bảng tiêu chí lọc.
• Copy to: Nếu ở mục Action bạn chọn là [Copy to another location], lúc này bạn sẽ cần cho biết vị trí xuất kết quả lọc cụ thể.

Bước 4: Nhấn OK để xem kết quả. 

4 – Sự khác biệt giữa Advanced Filter và AutoFilter

Nếu so sánh giữa chức năng lọc cơ bản AutoFilter, chức năng lọc Advanced Filter khác biệt ở một vài điểm quan trọng như sau

• Chức năng lọc nâng cao Advanced Filter sẽ yêu cầu chúng ta phải có một số thiết lập về vùng dữ liệu, vùng điều kiện trước khi sử dụng.

  Chức năng lọc AutoFilter cho phép chúng ta lọc dữ liệu dựa trên những bộ lọc được định nghĩa sẵn.

• Chức năng lọc AutoFilter có giới hạn tối đa 2 điều kiện lọc, thường được định nghĩa trong hộp thoại Custom AutoFilter.
  Sử dụng bộ lọc nâng cao Advanced Filter cho phép chúng ta lọc dữ liệu thoả mãn nhiều điều kiện trong nhiều cột, ngoài ra, Advanced Filter còn cho chúng ta lựa chọn copy dữ liệu thoả mãn điều kiện lọc ra một vùng khác.

Sử dụng chức năng lọc nâng cao Advanced Filter sẽ khó hơn AutoFilter một chút (thế mới gọi là nâng cao). Tuy nhiên, một khi đã thành thạo, bạn sẽ thấy Advanced Filter lợi hại tới mức nào.

Chuẩn bị dữ liệu để lọc

Để đảm bảo kết quả lọc chính xác nhất, có 2 điều bạn cần phải chú ý:

• Tiêu đề các cột dữ liệu trong bảng dữ liệu là duy nhất, không có 2 hay nhiều cột dữ liệu có tiêu đề giống nhau.
• Không có dòng trống trong bảng dữ liệu cần lọc

 

 

Thiết lập vùng điều kiện lọc

Một vài điểm lưu ý khi chuẩn bị vùng điều kiện lọc:

• Tiêu đề của vùng điều kiện lọc và tiêu đề của bảng dữ liệu cần phải đồng nhất.
• 2 điều kiện được đặt trên cùng một dòng tương ứng với điều kiện VÀ – nghĩa là những dòng thoả mãn cả 2 điều kiện cùng lúc sẽ có mặt trong kết quả
• 2 điều kiện được đặt trên 2 dòng khác nhau tương ứng với điều kiện HOẶC – nghĩa là những dòng thoả mãn 1 trong 2 điều kiện sẽ có mặt trong kết quả

Ví dụ, chúng ta cần lọc ra những dòng của Miền Bắc và có Sub-total lớn hơn hoặc bằng 900, thì chúng ta cần thiết lập vùng điều kiện cho Advanced Filter như sau:

 

 

Chú ý: bạn cần đảm bảo tiêu đề của vùng điều kiện và tiêu đề của cột tương ứng trong vùng dữ liệu đồng nhất, giống nhau hoàn toàn, vậy nên, khi chuẩn bị vùng điều kiện, bạn có thể copy tiêu đề cột ở vùng dữ liệu và dán vào tiêu đề ở vùng điều kiện.

Áp dụng Advanced Filter

Sau khi đã chuẩn bị xong vùng điều kiện, bạn có thể áp dụng Advanced Filter như sau:

• Chọn 1 ô bất kì trong vùng dữ liệu
• Trong Excel 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, chọn thẻ Data > Nhóm lệnh Sort & Filter sau đó bấm Advanced

 

Thiết lập cho Advanced Filter

Trong cửa sổ Advanced Filter, bạn có các lựa chọn về thiết lập sau đây:

 

• Action: lựa chọn lọc “tại chỗ” – Filter the list, in-place hay lọc dữ liệu rồi copy ra nơi khác trên bảng tính – Copy to another location
  Nếu bạn chọn lọc “tại chỗ” – Filter the list, in-place thì sau khi lọc, các dòng không thoả mãn điều kiện lọc sẽ được ẩn đi.
• List range: Vùng dữ liệu bạn sẽ lọc, bao gồm cả tiêu đề

  Trước khi bạn mở cửa sổ thiết lập Advanced Filter, nếu bạn đang để chuột trong vùng dữ liệu, thì Excel sẽ tự động thiêt lập List Range một cách tự động. Trong trường hợp Excel làm điều này không chính xác, bạn hãy lựa chọn lại vùng dữ liệu bằng cách bấm nút chọn lại dữ liệu ở bên tay phải ô List Range sau đó chọn lại vùng dữ liệu bằng chuột

• Criteria range: Vùng điều kiện chúng ta vừa thiết lập như đoạn phía trên đã viết
• Copy to: Nếu trong phần Action bạn chọn Copy to another location thì lựa chọn này sẽ được kích hoạt và bạn có thể chọn vùng bạn muốn copy kết quả lọc tới. Nếu trong phần Action bạn chọn Filter the list, in-place thì lựa chọn này sẽ bị mờ đi, không được kích hoạt.
• Unique records only: Nếu chọn hộp kiểm này, Advanced Filter sẽ lọc ra những kết quả duy nhất cho bạn.

Kết quả sau khi bấm nút OK ở hộp thoại thiết lập Advanced Filter

 

 

Bạn hoàn toàn có thể đạt được kết quả lọc này với chức năng AutoFilter, Đúng! Tuy nhiên đến đây, bạn đã biết cách sử dụng Advanced Filter một cách cơ bản, để chúng ta có thể đến với những ví dụ nâng cao hơn ở phần tiếp theo.

5 – Sử dụng Advanced Filter – vùng điều kiện

Tính nâng cao của chức năng lọc Advanced Filter nằm ở việc thiết lập vùng điều kiện, nắm được kiến thức này, bạn sẽ áp dụng được Advanced Filter trong rất nhiều tình huống.

Advanced Filter điều kiện so sánh số và ngày tháng

Một số toán tử so sánh và ý nghĩa được trình bày trong bảng sau đây

 

Ví dụ sau đây, chúng ta cần lọc ra những dòng thoả mãn tất cả các điều kiện sau:

• Vùng: Miền Bắc
• Ngày đặt: trong khoảng 01/07/2020 và 30/07/2020
• Thành tiền: lớn hơn 800

Cách thiết lập điều kiện như hình minh hoạ. Như đã nói phía trên, điều kiện trên cùng 1 dòng là điều kiện VÀ. Điều kiện trong khoảng ngày, được thể hiện bởi 2 cột Ngày đặt như trong hình.

 

Chú ý: khi lọc dữ liệu ngày tháng với Advanced Filter, bạn cần chú ý tới 2 điều:

• Ngày tháng trong bảng dữ liệu của bạn đã đúng là ngày tháng hay chưa
• Cách nhập ngày tháng trong Excel của bạn cho đúng

Advanced Filter – Lọc dữ liệu chuỗi

Ngoài việc sử dụng Advanced Filter để lọc dữ liệu số và ngày tháng, chúng ta còn có thể lọc chuỗi.

 

Ví dụ 1. Lọc dữ liệu text chính xác

Lọc ra những dòng dữ liệu mà cột Sản Phẩm có giá trị chính xác là “Chuối”. Điều kiện lọc trong A2 mà bạn cần gõ vào là =”=Chuối” trong ô A2 sẽ hiển thị là =Chuối 

 

 

Ví dụ 2. Lọc dữ liệu text bắt đầu bởi

Lọc ra những dòng dữ liệu mà cột Sản Phẩm có giá trị bắt đầu bởi chữ C

 

6 – Sử dụng công thức trong vùng điều kiện Advanced Filter

Đây thực sự là tính năng mà mình thích nhất khi sử dụng Advanced Filter và đây cũng là chức năng mà AutoFilter không có, đó chính là sử dụng công thức trong vùng điều kiện của Advanced Filter. Để Advanced Filter hoạt động đúng, chúng ta cần lưu ý như sau:

• Công thức sử dụng cho vùng điều kiện trả về kết quả TRUE hoặc FALSE
• Vùng điều kiện bao gồm ít nhất 2 ô: ô chứa công thức và ô tiêu đề
• Ô tiêu đề của vùng điều kiện phải có nội dung khác với tiêu đề các cột trong vùng dữ liệu
• Nếu công thức áp dụng cho mỗi dòng dữ liệu, sử dụng tham chiếu tương đối và tham chiếu tới dòng dữ liệu đầu tiên trong vùng dữ liệu
• Tham chiếu tới vùng dữ liệu luôn là tham chiếu tuyệt đối (nên đặt tên cho vùng dữ liệu – sử dụng Named Range)

Trong ví dụ sau, chúng ta cần lọc ra các dòng dữ liệu mà doanh thu tháng 7 lớn hơn doanh thu tháng 8. Vùng điều kiện với công thức được thiết lập với công thức =C7>D7 như trong hình, và dòng thứ 7 cũng là dòng đầu tiên trong vùng dữ liệu.

 

Advanced Filter với điều kiện VÀ

Trong hình minh hoạ dưới đây, bạn có thể thiết lập vùng điều kiện VÀ với các điều kiện được viết trên cùng 1 dòng.

 

Advanced Filter với điều kiện HOẶC

Trong hình minh hoạ dưới đây, bạn có thể thiết lập vùng điều kiện HOẶC với các điều kiện được viết trên nhiều dòng khác nhau

 

Advanced Filter với điều kiện hỗn hợp

Bạn có thể kết hợp cả điều kiện VÀ và điều kiện HOẶC như sau

 

Điều kiện này được đọc ra là: lọc dữ liệu của

(vùng Miền Bắc và Sub-total >= 900) hoặc  (vùng Miền Bắc và Trung bình >=300)