Đánh Số Trang Và Tạo Mục Lục Trong Word
I – Đánh số trang từ trang đầu tiên tiểu luận, luận văn, báo cáo
Đây là kiểu đánh số trang đơn giản và nhanh nhất, và thường được sử dụng khi bạn không có yêu cầu gì đặc biệt. Bạn thực hiện theo các bước sau:
Vào thẻ Insert – Tại nhóm Header & Footer, chọn Page Number
Lúc này chức năng Page Number sẽ cho chúng ta các lựa chọn như: Vị trí đánh số trang ở đầu trang hoặc cuối trang
Vị trí đánh số trang ở sát cạnh bên của trang
Vị trí đánh số trang tại vị trí hiện tại
Bạn có thể lựa chọn các kiểu định dạng đánh số trang phù hợp sẽ tự động đánh số trang cho bạn.
Ngoài ra, nếu bạn không muốn số trang được đánh số trang theo kiểu 1,2,3 thông thường, mà muốn đánh là I,II,III hoặc a,b,c thì vào Page Numbers > Format page number. Ở phần Number format, lựa chọn kiểu đánh số trang mà bạn mong muốn và nhấn OK để hoàn thành. Hay bạn muốn đánh số trang bắt đầu từ 1 con số bất kỳ thì chọn vào Start at >
II – Hướng dẫn một số dạng Format page number thường hay áp dụng
Sử dụng số thứ tự: Cách đánh số này thường được sử dụng cho các dạng tài liệu báo cáo ngắn. Bạn có thể đánh số trang theo thứ tự từ 1 đến số trang cuối cùng của tài liệu.
Sử dụng số la mã: Số la mã thường được sử dụng cho trang bìa, trang tổng quan, mục lục của tài liệu. Bạn có thể sử dụng số la mã để đánh số trang từ trang đầu tiên đến trang trước khi nội dung bắt đầu. Ví dụ: I, II, III, IV,…
Sử dụng hệ thống đánh số trang phụ: Hệ thống này cho phép bạn đánh số trang phụ hoặc đánh số trang chính phụ theo từng phần của tài liệu. Bạn có thể sử dụng các chữ số, ký tự hoặc ký hiệu để đánh số trang phụ, ví dụ: A-1, A-2, B-1, B-2, …
Lưu ý: không có cách đánh số trang nào là chính xác hoặc sai. Tùy thuộc vào loại tài liệu và tiêu chuẩn định dạng, bạn có thể sử dụng một hoặc nhiều cách đánh số trang trên.
Thật đơn giản phải không nào? Tuy nhiên, khi bạn đánh số trang bằng cách này, Microsoft Word sẽ tự động đánh số trang tất cả các trang của bạn. Thông thường tiểu luận, luận văn báo cáo, thường có cả trang bìa và bạn không muốn đánh số của trang bìa mà bắt đầu đánh số từ trang tiếp theo thì phải làm thế nào?
III – Đánh số trang tiểu luận, luận văn, báo cáo bỏ qua trang bìa
Để đánh số trang bỏ qua trang bìa (trang đầu tiên), ta thực hiện theo các bước sau đây:
Vào Insert > Page Number để đánh số trang như bình thường
Nhấp đúp chuột vào phần số trang được đánh số để mở thẻ Design
Nhấp chuột chọn Different First Page để bỏ qua không đánh số trang đầu tiên
Vậy là văn bản của chúng ta đã được đánh số từ trang thứ 2. Tuy nhiên, nếu bạn muốn trang thứ 2 này được đánh số trang là trang thứ nhất, bạn nhấp chuột phải vào số trang, sau đó chọn Format Page Numbers.
Tại hộp thoại Format nhấp chọn Start at và để là Start at 0. Lúc này, trang số 2 sẽ được đánh số trang mang số 1 rồi đó!
Đánh số trang chẵn lẻ
Nếu bạn không có yêu cầu cần thiết phải đánh số tất cả các trang văn bản, thì bạn có thể lựa chọn chỉ đánh số trang chẵn lẻ thôi. Để thực hiện việc đánh số trang chẵn lẻ, bạn cũng đánh số trang như các bước trên. Sau đó, nhấp đúp chuột vào số trang để mở thẻ Design. Ở thẻ Design, bạn nhấp chọn vào ô Different Odd and Even Pages, và lúc này các trang văn bản của bạn chỉ được đánh số các trang lẻ, còn trang chẵn không được đánh số rồi đó!
IV – Đánh số trang từ trang bất kỳ của tiểu luận, luận văn, báo cáo
Vậy nếu tệp văn bản của bạn bao gồm rất nhiều trang không cần đánh số ở đằng trước trang bạn muốn bắt đầu đánh số, ví dụ: Bạn có trang 1 là bìa, trang 2 là mục lục, trang 3 là lời nói đầu. 3 trang này bạn không muốn đánh số trang cho nó, mà muốn đánh bắt đầu từ trang thứ 4 thôi thì phải làm cách nào đây? Cùng xem nhé!
Vào Insert > Page Number để đánh số như bình thường
Đặt con trỏ chuột tại vị trí trang muốn bắt đầu đánh số
Vào thẻ Layout > Break > Next Page để ngắt trang thành các phần khác nhau
Nhấp đúp chuột vào số trang của trang muốn bắt đầu đánh số để mở thẻ Design
Nhấp để bỏ chọn lựa chọn Link to Previous
Lúc này, bạn có thể xóa bỏ các số đã được đánh số trang của các trang bên trên mà không ảnh hưởng tới số trang của các trang phía dưới.
Nếu bạn không muốn đánh số bắt đầu từ số của trang hiện tại, mà muốn đánh số trang bắt đầu từ 1: Nhấp chuột phải, chọn Format Page Numbers
Tại hộp thoại Format, chọn Start at và để là Start at 1, sau đó nhấn OK.
Vậy là trang văn bản đã được đánh số trang lại bắt đầu từ 1, dù thực chất trang đó là trang thứ 3 trong tệp Word đó! Thật thú vị phải không!
V – Gỡ bỏ đánh số trang trong Word
Để gỡ bỏ đánh số trang trong Word, bạn vào lại thẻ Insert > Page Numbers > Remove page number là được.
VI – Cách đánh số trang kết hợp i ii iii và 1, 2, 3 trên Word
Đánh số trang trên Word thường bắt buộc với những loại tài liệu tham khảo, sách giáo khảo, tham khảo, luận văn tốt nghiệp, báo cáo. Như vậy người xem sẽ dễ dàng theo dõi nội dung khi được phân thành từng trang riêng biệt. Và trong cách chèn số trang trên Word, người dùng đôi khi gặp gặp phải những yêu cầu như chèn số trang Word từ trang bất kỳ, mà không phải từ sang đầu tiên, chèn số trang Word kiểu đối xứng, hoặc đánh số trang kết hợp i ii iii và 1, 2, 3.
Kiểu đánh số trang kết hợp i ii iii và 1,2,3 trên Word thường sử dụng ở những kiểu tài liệu có mục lục, giới thiệu, dah sách. Khi đó các trang mục lục và trang nội dung chính sẽ đánh số trang khác nhau.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách đánh số trang kiểu kết hợp i ii iii và 1, 2, 3 trên Word.
1. Cách đánh số trang i ii iii và 1,2,3 Word kết hợp
Với tài liệu dưới đây sẽ bao gồm một số trang mục lục và sau đó là những trang nội dung chính. Có tất cả 3 trang mục lục sẽ đánh số trang kiểu i, iii, iii. Những trang nội dung chính sẽ đánh số trang kiểu 1, 2, 3.
Bước 1: Đầu tiên chúng ta cần tìm tới trang cuối cùng trong tổng số trạng mục lục, mà ở đây là trang thứ 3 để tiến hành ngắt trang. Đặt trỏ chuột ở trang mục lục cuối cùng.
Bước 2: Tiếp đến nhấn vào phần Page Layout rồi chọn vào mục Breaks. Hiển thị danh sách nhìn xuống phần Sections Breaks chọn Next Page. Như vậy các trang mục lục sẽ được tách phần với những trang nội dung chính.
Bước 3: Nhấn vào Insert và bạn nhấn tiếp vào phần Page Number.
Người dùng nhấn tiếp vào mục Format Page Number… để tùy chỉnh lại số trang.
Bước 4: Trong hộp thoại hiển thị phần Number format chúng ta sẽ chọn kiểu số trang là i, ii, iii,… cho các trang mục lục. Tiếp đến phần Page numbering tích chọn Start at là i để đánh số trang mục lục từ trang đầu tiên là i. Nhấn OK để thoát giao diện.
Tiếp tục nhấn vào Page Number rồi chọn lựa vị trí chèn số trang với Top of page (Header) đặt số lên đầu trang và
Bottom of page (Footer) đặt số ở dưới cùng trang. Mỗi một vị trí sẽ đều có ảnh minh họa kèm theo để người dùng được biết. Nhấn chọn vào vị trí muốn đặt số trang.
Kết quả các trang mục lục đã được đánh số trang kiểu i, ii, iii,… đúng với vị trí mà bạn đã chọn
Bước 5: Khi các trang mục lục được đánh kiểu i, ii như trên thì những trang nội dung bên dưới sẽ tự động chuyển sang kiểu đánh số 1, 2, 3 nhưng bắt đầu từ số trang kế tiếp, mà không phải là Chương 1 là trang số 1.
Để đổi lại kiểu số trang theo kiểu số 1, 2, 3 bắt đầu từ Chương 1, người dùng đặt trò chuột tại đầu trang Chương 1 rồi nhấn vào Insert > Page Number > Format Page Numbers…
Bước 6: Tại phần Number format lựa chọn dạng số trang, mà ở đây là 1, 2, 3. Phần Start at nhập là 1. Lưu ý với người dùng mặc định ở Start at sẽ đánh là số 1. Nếu đánh số trang bắt đầu từ số 6 thì trang đầu tiên sẽ được đánh số 6. Khi in nếu bạn đặt lệnh in là trang số 1, 2, 3, 4, 5 thì máy in sẽ không đọc được lệnh in. Nhấn Ok để lưu lại.
Tiếp đó chúng ta cũng lựa chọn vị trí đặt số trang. Người dùng nên chọn lựa 1 kiểu vị trí đặt số trang cho toàn bộ tài liệu, cho dù bạn sử dụng các kiểu số trang khác nhau.
Kết quả chúng ta sẽ có trang số 1 bắt đầu từ Chương 1 trong phần nội dung chính.
Bạn có thể so sánh với hình ảnh dưới đây khi trang mục lục được đánh kiểu số i, còn Chương 1 được đánh số 1. Người dùng có thể lựa chọn các kiểu số trang kết hợp khác nhau, tùy theo yêu cầu tài liệu.
2. Cách xóa số trang tại trang cuối
Một số tài liệu yêu cầu không đánh số trang ở những trang cuối như trang tổng kết, hay trang nào đó. Nếu để xóa toàn bộ số trang trên Word chỉ cần nhấ Remove Page Numbers. Nhưng yêu cầu của bạn đó chỉ xóa số trang ở 1 hoặc 2 trang cuối cùng thì không thể thực hiện cách này được.
Bước 1: Tài liệu của bạn đã được chia thành các Section khác nhau. Tìm tới trang muốn bỏ số trang và click đúp chuột vào số trang muốn xóa.
Bước 2: Nhìn lên thanh công cụ click chuột vào nút Link to Previous để loại bỏ liên kết của trang hiện tại với những trang trước đó.
Bây giờ bạn chỉ cần xóa số trang ở trang đã chọn rồi click vào Close Header & Footer để đóng giao diện. Kết quả số trang đã được xóa mà những trang khác vẫn còn số trang.
Như vậy bạn đã biết cách đánh số trang kết hợp i ii iii và 1, 2, 3 cũng như cách xóa số trang bất kỳ, những trang khác vẫn giữ nguyên số trang. Chỉ cần tách thành các section khá nhau để chèn số trang, hoặc xóa số trang trên Word theo ý muốn.
VII – Tạo Section Trong Word
Section trong Word là những đoạn văn bản được chia theo phân khúc ở dạng ẩn mà người dùng không thể thấy bằng cách tự nhiên. Mà phải nhấn đúp vào vị trí bất kỳ trên khu vực footer hoặc header thì các section mới hiển thị. Việc tạo ra section mục đích để tiện cho việc định dạng từng phần.
1 – Section trong Word là gì?
Word có nhiều chức năng tác động đến toàn bộ văn bản, nhưng đôi khi mục đích sử dụng của bạn chỉ muốn chức năng đó tác động tới một phần văn bản. Do đó, Section Break là tính năng giúp tách văn bản ra thành các section (vùng) khác nhau và bạn có thể làm việc với từng vùng đó.
Section trong Word được phân tách nhờ tính năng Section Break
Ví dụ: Khi sử dụng chức năng Header & Footer để chèn tiêu đề hoặc chân trang vào trong văn bản thì nó tác động tới toàn bộ văn bản với cùng một Header hoặc Footer. Nhưng nếu bạn tách văn bản thành nhiều section, bạn có thể chỉnh sửa các Header hoặc Footer khác nhau cho mỗi section, thậm chí xóa nó đi mà không ảnh hưởng tới section khác.
Bạn sẽ không thể nhìn thấy điểm ngắt Section Break trên trang văn bản bởi vì section không phải là một định dạng hiển thị. Để có thể thấy chúng, bạn cần phải hiển thị dấu ¶ Pilcrow (Paragraph mark) lên. Pilcrow giúp bạn biết ở đâu có dấu cách, dấu tab, dấu ngắt vùng, dấu xuống dòng,…
Biểu tượng ¶ Pilcrow giúp có thể nhìn thấy điểm ngắt Section Break. Khi bật dấu ¶ Pilcrow lên, bạn có thể thấy giao diện Word như hình dưới đây. Dấu ngắt section sẽ hiện ra là hai đường kẻ chấm bi song song với nhau kèm chữ Section Break và tên của loại Section Break.
Dấu ngắt Section sẽ hiện ra là hai đường kẻ chấm bi song song với nhau. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng cách vào View, chuyển chế độ xem trang văn bản thành Draft hoặc Outline thay vì mặc định là Print Layout để thấy dấu ngắt vùng Section Break cùng với chữ Section Break và tên loại ngắt vùng đi kèm.
Chuyển chế độ xem trang văn bản thành Draft hoặc Outline
Section Breaks có 4 loại và mỗi loại Section Break đều có các kiểu tách vùng khác nhau như sau:
– Next Page: Tách vùng thành hai trang khác nhau, nghĩa là điểm ngắt của section trước sẽ nằm ở cuối trang.
– Continuous: Tách vùng thành hai đoạn mà không ngắt sang trang mới. Khi bạn sử dụng cách ngắt vùng này, văn bản của bạn sẽ không bị tách sang một trang mới và điểm ngắt của bạn không nhất thiết phải ở cuối trang, nó có thể nằm giữa một đoạn văn, và chỉ bị đẩy xuống một dòng mới.
– Even Page: Tách vùng section mới bắt đầu tại trang chẵn kế tiếp.
– Odd Page: Tách vùng section mới bắt đầu tại trang lẻ kế tiếp.
Section Breaks có 4 loại. Các bước tạo section trong Word đơn giản như sau:
Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại trang mà bạn muốn tạo Section > Chọn vào tab Layout.
Bước 2: Nhấn vào mục Breaks > Chọn vào loại Section Breaks mà bạn muốn tùy theo mục đích của bạn để hoàn tất việc tạo section.
Bước 1: Vào tab View > Chọn Draft.
Bước 2: Di chuyển chuột qua lề trái tại section muốn gộp > Bôi đen dấu gạch tương ứng vị trí của section.
Bước 3: Nhấn nút Backspace hoặc Delete trên bàn phím để xóa dấu Section Break là đã gộp 2 section thành công.
Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại chức năng Find and Replace.
Bước 2: Điền ^b vào ô Find what. (Với ^b là ký hiệu đại diện cho một dấu ngắt vùng Section Break).
Điền ^b vào ô Find what
Bước 3: Nhấn vào nút Replace All để áp dụng xóa tất cả các section trong văn bản Word.
Nhấn vào nút Replace All để xóa tất cả các section
Lưu ý: Nên thoát khỏi chế độ Header & Footer khi thực hiện các thao tác với section trong Word. (Sử dụng phím ESC phía trên cùng bên trái của bàn phím để tắt chế độ đi nhé!)
VII – Tạo Mục Lục Tự Động
– Chọn nội dung cần có trong mục lục
Ở phần này bạn sẽ xác định các phần để đưa vào mục lục như:
- Các chương lớn (Level 1)
- Tiêu đề nhỏ trong các chương (Level 2)
- Các phần con, mục nhỏ trong tiêu đề (Level 3)
Bước 1: Kéo thả chuột để bôi đen tiêu đề Chương I cần tạo mục lục.
Bước 2: Nhấn chọn References và chọn Add Text (biểu tượng dấu cộng) như hình bên dưới.
Bước 3: Sau đó, chọn Level 1 cho phần Chương I của văn bản.
Bước 1: Kéo thả chuột để bôi đen tiêu đề 1 của Chương I cần tạo mục lục.
Bước 2: Nhấn chọn References và chọn Add Text (biểu tượng dấu cộng). Sau đó, chọn Level 2 cho phần tiêu đề 1 của Chương I.
Bước 1: Đối với các tiêu đề có mục con, tiếp tục kéo thả chuột để bôi đen mục cần tạo, nhấn chọn References và chọn Add Text (biểu tượng dấu cộng). Sau đó, chọn Level 3.
Lưu ý: Với chương II của văn bản, bạn cũng thao tác tương tự để chọn các cấp level cho các tiêu đề có trong chương.
4. Sau khi đã thao tác xong phần gán các cấp level cho tiêu đề, bây giờ sẽ đến phần tạo mục lục tự động cho văn bản.
Bước 1: Bạn chọn trang muốn tạo mục lục và nhấn chọn vào mục References.
Bước 2: Nhấn chọn Table of Contents như hình bên dưới nhé!
Bước 3: Bạn có thể chọn Automatic Table 1 hoặc Automatic Table 2.
Lưu ý: Bạn cũng có thể chọn Manual Table để tùy chỉnh bảng mục lục theo ý thích cá nhân. Tuy nhiên với lần đầu sử dụng tính năng tạo mục lục tự động, bạn nên sử dụng các định dạng bảng mà phần mềm Word đã thiết lập sẵn để làm quen với các thao tác trước nhé!
Vậy đây là kết quả sau khi tạo mục lục tự động trong Word.
Nếu bạn có các sự thay đổi trong quá trình làm các nội dung và số trang của các phần bị thay đổi thì bạn cần phải cập nhật lại phần mục lục.
Để cập nhật lại bảng cho khớp với nội dung bạn đã chỉnh sửa, nhấn chọn Update Table.
- Chọn Update page number only để cập nhật lại số trang cho mỗi mục.
- Chọn Update entire table để cập nhật lại mục lục (chèn thêm, hoặc lược bỏ tiêu đề mục nếu có).
IX – Tạo mục lục tự động cho bảng biểu
Danh mục bảng biểu, hình ảnh là một phần không thể thiếu trong bất kỳ bài khóa luận, luận văn, bài nghiên cứu khoa học.- Việc tạo danh mục bảng biểu, hình ảnh trong Word bằng công cụ hỗ trợ không chỉ giúp thao tác nhanh hơn mà còn đảm bảo độ chính xác tuyệt đối khi có bất kỳ sự thay đổi nào xảy ra.
Nhấn chọn toàn bộ bảng biểu, trên thanh công cụ:Vào References > Chọn Insert Caption.
Bước 2: Tạo nhãn chung cho bảng biểu
Chọn một nhãn có sẵn, hoặc nhấp vào New Label để thêm nhãn mới.
Chú ý:Mặc định Word có 3 label là Figure, Table, Equation, nếu bạn dùng phiên bản tiếng Việt chỉ cần chọn Hình, Bảng hoặc Biểu đồ mà không cần thêm mới.
Nhập tên cho nhãn vừa thêm > Nhấn OK.
Nhập tên cho nhãn vừa thêm
Trong Insert Caption, chọn Numbering.
Chọn kiểu đánh số cho bảng biểu
Chọn kiểu định dạng số bạn muốn trong Numbering > Nhấn OK.
Chọn kiểu định dạng số và nhấn OK để hoàn tất
Nếu muốn chọn kiểu số 1.1, 1.2,… thì:Chọn Include chapter number > Trong Chapter starts with style chọn Heading chứa bảng biểu > Trong Use separator chọn (period) > Nhấn OK 2 lần.
Lưu ý:Bước này bạn cần chọn đúng Heading và trong bài Word có đánh số Heading.Số Heading phải đánh từ Home > Numbering (tức đánh số tự động, nếu bạn đánh bằng tay nó sẽ hiển thị dạng 0.1).
Chọn định dạng kiểu số 1.1, 1.2,…
Tại mục Home > Mở rộng phần Style lên rồi chọn Caption > Chọn Modify…
Điều chỉnh kiểu chữ cho nhãn của bảngTại đây bạn chọn lại font chữ, kiểu chữ, kích cỡ chữ cho phù hợp.
Bước 5: Tạo khu vực chèn bảng biểu
Chọn khu vực muốn chèn danh mục hình ảnh. Thường là khoảng đầu văn bản hoặc những trang cuối.Để ngắt trang, chọn Layout > Break > Page.
Bước 6: Chèn danh mục bảng biểu vào tài liệu
Vào tab Reference, chọn Insert Table of Figures.
Chọn Insert Table of FiguresTrong Caption label chọn nhãn muốn tạo danh mục > Nhấn OK để hoàn tất.
Nhấn OK để hoàn tất tạo danh mục cho bảng biểu – Và đây là kết quả của danh mục bảng biểu:
X – Tạo mục lục hình ảnh cho hình ảnh
Nhấn chọn hình ảnh muốn thêm mô tả, trên thanh công cụ:Vào tab References > Chọn Insert Caption.
Thêm mô tả cho hình ảnh
Chọn một nhãn có sẵn, hoặc nhấp vào New Label để thêm nhãn mới.
Tạo một nhãn mới cho hình ảnh – Nhập tên cho nhãn hình ảnh vừa thêm > Nhấn OK.
Bước 3: Chọn kiểu đánh số cho hình ảnh
Trong Insert Caption, chọn Numbering.
Chọn kiểu định dạng số cho hình ảnh mà bạn muốn trong Numbering > Nhấn OK.Lưu ý: Để định dạng caption kiểu 1.1, 1.2 bạn có thể tham khảo tại cách 1 bước 3 bên trên.
Tại mục Home > Mở rộng phần Style lên rồi chọn Caption > Modify. Tại đây bạn chọn lại font chữ, kiểu chữ, kích cỡ chữ cho phù hợp.
Chọn khu vực muốn chèn danh mục hình ảnh. Thường là khoảng đầu văn bản hoặc những trang cuối.Để ngắt trang, chọn Layout > Break > Page.Bước 6: Chèn danh mục hình ảnh vào tài liệu
Trong Reference, chọn Insert Table of Figures.Chọn Insert Table of Figures để tạo danh mục hình ảnhTrong Caption label chọn nhãn muốn tạo danh mục > Nhấn OK để hoàn tất.
Chọn nhãn hình ảnh muốn tạo danh mụcVà đây là kết quả của danh mục hình ảnh:
